Pełna obsługa konferencji w instytucji rządowej

Termin: kwiecień / maj 2007 r.
Klient: polska instytucja rządowa

Opis sytuacji

Wymagania poznaliśmy 2 tygodnie przez realizacją projektu. Obejmowały one:
- uwzględnienie unijnych standardów w obsłudze konferencji (np. dodatkowe wyposażenie sal, wynajem sprzętu audiowizualnego),
- oddelogowanie pracowników biegle władających językiem angielskim oraz doświadczonych w koordynacji zadań w instytucjach rządowych,
- zapewnienie zaplecza logistycznego w aglomeracjach: trójmiejskiej oraz warszawskiej.

Działania Rent Division

Jesteśmy znani z realizacji projektów unijnych. Dlatego nowy Klient Device Polska nie obawiał się powierzenia nam także dodatkowych, organizacyjnych zadań. Natychmiast powołaliśmy zespół, w którego skład weszli przedstawiciel Klienta oraz nasz szef projekt. Ustalenia dotyczyły wymagań technicznych, dotyczących oprogramowania i sprzętu audiowizualnego, które mogły różnić się w zależności od lokalizacji konferencji.
Sprzęt należało zainstalować w godzinach nocnych, poprzedzających każdą z konferencji. Trwały one po 3 dni, cały czas czuwali nad nimi nasi dwaj pracownicy. Prawidłowe działanie infrastruktury możliwe było dzięki precyzyjnemu rozpoznaniu warunków przedsięwzięcia. Z wyprzedzeniem konsultowaliśmy się z ośrodkami dysponującymi salami, aby uzyskać informacje o parametrach sieci (access pointy, funkcjonowanie routerów itd.).

Kolejne zadania

Klient docenił nasze zaangażowanie. Transport i montaż sprzętu (m.in. kilkudziesięciu laptopów i projektora multimedialnego z ekranem) odbywały się w nocy, a konferencje rozpoczynały się rano.
Pozytywna ocena wszystkich prac procentuje uzgadnianiem warunków obsługi następnych wydarzeń w tym roku.

wszystkie business cases »